Olá colegas, tudo bem!

Sou Marco Guerra, consultor em Sistemas de Gestão, e no artigo de hoje vou compartilhar algumas dicas importantes, referentes a uma dúvida que os colaboradores das empresas me perguntam com frequência nos projetos de consultoria que conduzo:

“Como poderíamos iniciar a identificação dos riscos e oportunidades pertinentes aos processos do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) de maneira simples, objetiva e eficaz, dentro do contexto da NBR ISO 9001:2015? “

Para facilitar a explicação, vou apresentar essas dicas em 5 passos, sendo que nos dois primeiros irei apresentar a conhecida análise SWOT (sigla para Strenghts, Weaknesses, Opportunities and Threats, o equivalente a “Vantagens Competitivas, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças, em português), muito utilizada nas metodologias de planejamento estratégico e análise de riscos. Em tempo, recomendo que esta análise seja feita por área, onde serão abordados todos os processos pertinentes a ela no levantamento.

1º Passo: Entendimento do contexto externo:

  • Iniciamos a análise SWOT com um exercício mental, um brainstorming, baseado nas informações disponíveis de mercado, pesquisas, tendências entre outras referentes às questões de contexto externo que podem impactar de forma positiva ou negativa no resultado do processo em análise, já considerando os controles existentes.
  • Essas questões podem ser provenientes dos ambientes legal (por exemplo, uma ameaça referente a mudança no código de obras que poderá alterar premissas para os projetos e até inviabilizar empreendimentos), tecnológico (por exemplo, oportunidade diante do aumento da disponibilidade de startups, empresas de tecnologias que oferecem novas soluções e ferramentas que podem ser incorporadas no processo e aumentar sua eficiência e resultados), competitivo, de mercado, cultural, social e econômico, tanto internacionais, quanto nacionais, regionais ou locais.
  • Recomenda-se que esse levantamento seja registrado em matriz específica, conforme figura abaixo, dividindo as ameaças (aspectos negativos) das oportunidades (aspectos positivos) para facilitar sua análise posterior. Em alguns casos, como o exemplo citado anteriormente referente a possível mudança no código de obras, essas questões podem ter tanto ameaças como também oportunidades relacionadas.

 

Ambiente interno Vantagens

competitivas

Oportunidades Ambiente externo
Fraquezas Ameaças

Figura: Matriz de análise SWOT

 

2º Passo: Entendimento do contexto interno:

  • Continuando nossa análise SWOT, precisamos agora mapear as questões de contexto interno que podem impactar de forma negativa (fraquezas) no resultado do processo ou as positivas (vantagens competitivas) que podem ser ampliadas. Essas questões podem ser relativas a valores, cultura, conhecimento e desempenho da organização, enfim, são relacionadas a forma de se conduzir as atividades na empresa, a maturidade e estruturação dos processos, as competências de seus colaboradores, os valores que norteiam as decisões dos gestores e os resultados obtidos pelo SGQ.
  • Em resumo, podemos nos questionar, por exemplo, se existe alguma fraqueza em algum controle ou na interface do processo (clareza ou suficiências das informações), ou uma vantagem competitiva que pode ser ampliada (por exemplo, uma solução adotada em uma obra que pode ser replicada para as demais)?
  • Para evitar as inferências (famosos “achismos”) nesse levantamento, recomenda-se que esse exercício se inicie com uma análise prévia dos dados gerados pelo Sistema de Gestão da Qualidade, tais como resultados dos indicadores, das auditorias recentes, dos monitoramentos, das pesquisas de satisfação do cliente, da assistência técnica, entre outros pertinentes ao processo em análise. Assim, os verdadeiros pontos fracos serão mais facilmente identificados.
  • Por fim, recomenda-se que o levantamento seja registrado na matriz citada anteriormente, dividindo as fraquezas (aspectos negativos) das vantagens competitivas (aspectos positivos que podem ser ampliados) para facilitar sua análise posterior.

 

3º Passo – Entendimento das necessidades das partes interessadas:

  • Após a realização da análise SWOT, conseguimos ter uma visão mais estratégica do processo e também mais detalhada de cada atividade envolvida no mesmo. Isso facilitará a identificação das partes interessadas (partes que tem interesse ou são afetadas pelo mesmo) e das suas respectivas necessidades e expectativas para o processo, tanto para as partes fornecedoras (entradas) como para os clientes (saídas), e posterior análise se as mesmas são consideradas nas atividades e controles desse processo.
  • Caso alguma necessidade não seja abordada no processo, tais como uma orientação de uso e manuseio de um fabricante de materiais no processo de controle de materiais na obra, ou um prazo mínimo de mobilização de um empreiteiro no processo de contratação, ela pode ser considerada um risco que pode impactar no resultado ou uma oportunidade que poderá agregar valor ao processo.
  • Convém registrar essas informações em outra planilha específica, destacando os itens não atendidos.

4º Passo: Identificação e análises dos riscos:

  • Para a identificação e análise dos riscos, recomenda-se o uso de uma simples planilha com colunas específicas para o registro do risco, outra para descrever seu respectivo impacto no processo e outras duas para indicar a estratégia para abordar o risco e o respectivo plano de ação para abordá-lo.
  • As ameaças e fraquezas identificadas e as necessidades das partes interessadas não consideradas no processo, são entendidas como riscos. Assim, elas devem ser inseridas na planilha e descritas com os seus impactos no processo. Antes da etapa de definição da estratégia para abordar os riscos e a ação para abordá-los, em algumas metodologias existe uma fase de classificação do risco, onde é analisada a probabilidade do evento ocorrer e a severidade de seu impacto. Essa classificação ajuda na priorização dos riscos mais críticos e na definição da estratégia para tratá-los. Entretanto, como a NBR ISO 9001:2015 trata desse tema somente pelo conceito da “mentalidade de risco”, onde não impõe a adoção de metodologia de gestão de riscos, a empresa pode simplificar seu levantamento suprimindo o registro dessa classificação de riscos de sua planilha. Porém, para definir a estratégia para abordar o risco será necessário e inevitável que se pense nessas questões (probabilidade e severidade do risco).
  • Essas estratégias para abordar os riscos e exemplos práticos de ações de como abordá-los serão tratados no próximo artigo.

5º Passo: Identificação e análise das oportunidades:

  • Da maneira similar ao processo de identificação de riscos apresentado anteriormente, as vantagens competitivas e oportunidades identificadas e as necessidades das partes interessadas que podem ser consideradas, são entendidas como oportunidades para o processo. Assim, elas devem ser inseridas em planilha similar e descritas com sua proposta de valor e demais benefícios para o processo. Para definição da ação, convém quantificar custos e prazos, pois será a primeira pergunta que a direção de qualquer empresa fará para autorizá-la e destinar os respectivos recursos necessários.
  • Em outra oportunidade explicarei melhor como uma ação desse tipo pode ser melhor estruturada em um projeto, detalhando as etapas necessárias para se ter uma maior eficácia e menor impacto na integridade do SGQ durante essa mudança ou melhoria de processo.

Enfim, coma adoção desses 5 passos, você conseguirá estruturar melhor seu raciocínio e identificar os riscos de forma mais sistemática, além de manter registros que permitirão fazer análises futuras e rodar o ciclo PDCA de melhoria continua de seu processo e do SGQ com maior eficácia.

Espero que tenha gostado do artigo e que ele tenha contribuído para um maior entendimento sobre essa fase inicial crítica na análise de riscos e o ajude a pôr em prática em sua empresa. Como já antecipei, no próximo artigo darei continuidade nesse tema, explicando as principais estratégias que podem ser adotadas para abordar os riscos identificados.

Agradeceria que compartilhasse esse artigo com seus contatos e nos siga aqui no blog para receber mais informações e publicações.

Se houver algum tema ou dúvida que gostaria que eu abordasse nos próximos artigos, peço a gentileza que o envie para meu e-mail (mguerra@cte.com.br).

Muito obrigado pela atenção e um grande abraço!

Marco Guerra

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Marco Aurélio Guerra construiu sua carreira dedicando-se a ajudar empresas a melhorar seus resultados, a mitigar seus riscos e a capacitar seus colaboradores, contribuindo na construção e na implementação de soluções práticas em projetos de consultoria. Engenheiro Civil e Mestre em Habitação na área de Tecnologia em Construção de Edifícios com especialização em Administração de Empresas e em Engenharia de Segurança do Trabalho. Auditor Lead Assessor nas normas ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001. Capacitação em Gerenciamento de Projeto, em Gestão de Riscos (ISO 31000) e na Norma de Desempenho (NBR 15575). De 1999 a 2006 atuou em construtoras, adquirindo experiência no gerenciamento de obras de edificações e na coordenação de SGQ. De Nov/2006 a Jun/2012, e atualmente, desde Jun/2014, atua como consultor associado no CTE, na coordenação de projetos de consultoria relacionados à implantação e melhoria de sistema de gestão da qualidade, ambiental, segurança e saúde ocupacional e à avaliação técnica da qualidade das obras. Entre jul/2012 a Mai/2014 atuou como Gerente de Produção em Incorporadora. Professor convidado nos cursos de Mestrado Profissional do IPT e de pós-graduação de “Gerenciamento de Empreendimentos na Construção Civil” do Mackenzie. Autor do livro “Sistema de Gestão Integrada (SGI) em construtoras de edifícios – Como planejar e implantar um SGI” (PINI, 2010), onde foram abordados conceitos e soluções práticas relacionadas à gestão da qualidade, da produtividade, ambiental, da saúde e segurança no trabalho, da responsabilidade social e da inovação. Co-autor do 2º capítulo do Livro de Materiais de Construção Civil do IBRACON (3ª Edição, 2017), onde foi abordado o tema Qualidade e Desempenho na Construção de edificações habitacionais. Palestrante no Construtech 2011 – Seminário sobre “Orçamento, Coordenação de Projetos e Planejamento de Obras” e em evento sobre “Gestão Integrada na Construção: Qualidade, Segurança e Meio Ambiente” (CTE, 2009).

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